办公室日常管理制度

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  目录

  总则…………………………………………………….

  第一条办公秩序……………………………………..

  第二条考勤制度…………………………………….

  第三条办公室卫生规章制度………………………..

  第四条IT类设备使用规范………………..………..

  第五条办公室用电安全…………………………….

  第六条档案管理……………………………………..

  第七条印鉴管理……………………………………..

  第八条办公用品管理………………………………...

  第九条会议制度………………………………………

  第十条罚则……………………………………………

  1

  总则

  1.为加强公司管理,维护公司良好形象,特制定本规定,明确要求,规范行为。创造良好的企业文化氛围。

  2.本规定所指行政事务包括服务规范、办公秩序、办公室卫生规章制度、档案管理、印鉴管理、办公用品管理等。

  第一条办公秩序

  (一)基本准则

  1.不可大声喧哗、打闹,不利用计算机、手机等播放音乐或歌曲影响他人工作,也不许谈论与工作无关的事及公开对公司内部和外部人员发表直接或间接的评论和牢骚;

  2.个人通讯方式要留存公司,如变动及时通知行政部进行更新,如有急事须及时回复,以免耽误工作;

  3.保持办公区域环境清洁:不得在办公区域内吸烟;不得在办公区内堆放纸箱、书籍或其他杂物;不乱仍杂物、随地吐痰;不得在办公区内用餐;保持电话、电脑等办公设备清洁;不得在室内摆放与工作无关的物品,下班前保持桌面整洁、座椅归位。

  4.不得在公司电脑上玩游戏、下载电影、游戏(包括下班后)。

  5.不得在工作时间进行网上聊天或浏览、下载与工作无关的内容,。

  6.未经许可,不准随意翻动、阅览他人办公桌上的文件、资料、报告等材料,废弃的文件应及时销毁,机要传真、文件内容不得随便传阅泄密。重要文件存放应注意保密,不得随意摆放。

  7.工作期间不得在办公区接打私人电话,确有需要时间在非办公区接打私人电话不得超过15分钟,禁止利用公司电话接打私人电话。

  8.饮食,就餐时间为:12:00---13:00,不允许在办公区域就餐。自备食物的员工在下班休息时间按先后顺序使用微波炉进行加热,最后一位使用微波炉者关闭电源。工作时间内禁止在办公区域内食用有气味的食品及零食。

  10.不得利用工作时间和公司设备干私事。

  11.不得赌博、不得聚众闹事、不得使用侮辱语言。

  12.下班后,最后离开工作区的同事负责检查并关闭电源(电灯、电脑、空调等设备),关好门、窗。

  13.办公区内严禁焚烧杂物或使用明火,不能自行安装或乱拉电线,防止失火。

  14.未办理相关手续,不得将公司财产、记录或其他物品带出。

  15.来客、来访的接待必须在办公时间内进行,未经特许,非办公时间不得带外人进入办公室。

  16.办公室(桌)面每日下班前各自进行整理保持台(桌)面整洁、卫生,办公用品摆放整齐。

  17.未经行政部同意,禁止私自调换工作位置或挪动工作台、文件柜等办公家具、办公设备。

  (二)礼仪规范

  1.仪表:员工衣着应合乎企业形象,原则上员工穿着及修饰应稳重大方、整齐清爽、干净利落、服饰整洁、完好协调、悦目(不能穿拖鞋、女士不能穿短裤、吊带装、睡衣、超短裙等;男士不能头发太长、长指甲、面容不清洁等等)

  2.微笑服务;在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合,应注视对方,微笑应答,切不可冒犯对方。

  3.用语:在任何场合应用语规范,语气温和,音量适中,严禁大声喧哗。

  4.现场接待:

  遇到客人进入工作场地应礼貌劝阻,上班时间,办公室内应保证有人接待。

  原则上公司不允许在办公室接待亲友,如特殊情况,经部门主管同意,可在不影响公司正常业务的情况下,在接待室或会议室进行。

  5.接通电话

  接电话应及时,一般铃响不应超过三声,如受话人不能接听,离之最近的职员应主动接听,重要电话做好接听记录(包括何时,何地,何事,回复时间等),严禁占用公司电话时间太长。

  第二条考勤制度

  为规范员工的作息、提高工作效率。达成工作目标。公司全体员工都要遵守公司的考勤和休假制度。详见《考勤规章制度》。

  第三条办公室卫生规章制度

  (一)内容与适用范围

  1.本制度规定了办公室卫生管理的工作内容和要求及检查与考核。

  2.此管理制度适用于本公司所有办公室卫生的管理。

  (二)定义

  1.公共区域:包括办公室走道、会议室、卫生间,每天由保洁员进行清扫;

  2.个人区域:包括个人办公桌及办公区域由各部门工作人员每天自行清扫。

  (三)办公室卫生要求

  1.要做到公共区域及个人区域地面干净清洁、无污物、污水、浮土,无死角;门窗干净、无尘土、玻璃清洁、透明;墙壁清洁,表面无灰尘、污迹;沙发、茶几、挂件、画框及其他装饰品表面干净整洁;卫生间、洗手池内无污垢,保持清洁;卫生工具用后及时清洁整理,保持清洁、摆放整齐;垃圾篓及时清理,无溢满现象;保持鱼缸清洁,定期换水和给鱼喂食。

  2.员工工位卫生由员工自己负责清理干净,自己的办公用品和各种用具存放整齐有序,办公桌面要保持表面无污垢,无灰尘,蜘蛛网等,办公室内电器线走向要美观,规范,并用护钉固定不可乱搭接临时线。

  新进设备的包装和报废设备以及不用的杂物应按规定的程序及时予以清除。

  3.员工不随地吐痰,不随地乱扔垃圾;不准在室内和走廊堆放物品、燃烧废纸、乱贴乱画;办公室门口及窗外不得丢弃废纸、倾倒剩茶;下班后要整理办公桌上的用品,放罢整齐;下班后先检查各自办公区域的门窗是否锁好,将一切电源切断后即可离开。

  4.室内不许存放垃圾,定时清理干净。

  5.办公室工作人员要讲究卫生,养成良好的卫生习惯,保持办公室内外清洁美观,创造良好的工作环境。

  6.办公室人员有义务提醒外来人员,不准随地吐痰,乱扔纸屑、瓜果、皮核、禁止从窗户往外吐痰倒水,乱扔杂物。

  第四条办公室IT类产品使用规范

  电话机、计算机由公司统一为员工配发,日常操作和保洁由使用者自行负责;复印机、打印机、传真机等放置在公共区;U盘和移动硬盘按需求申请使用,使用完立即归还。监控设备为公司安防需求,任何人不得擅自拆装。

  第五条办公室用电安全

  1.公司本部办公安全用电管理由企管中心负责。

  2.公司办公室电源输电线路由企管中心指定专人负责,任何部门均不得自行接线接电。无电工执照的人员不准安装电源线路。

  3.对陈旧老化、超负荷的电源线路,必须有计划地逐步更换。一时难于更换的,必须在确保安全的条件下,采取特别防护措施,否则,必须暂停使用。

  4.电源线路必须安装可靠的保险装置,并正确使用保险丝,确保用电安全。禁止使用铜线和其它非专用金属线当保险丝使用。

  5.各办公室禁止员工使用大容量电器设备。需安装大容量的电器设备时,必须经总经理批准。凡电源线路容量不允许安装大容量用电器的地方,一律禁止安装。

  6.所有用电场所必须执行“人走电关”的规定,人员离开用电场所或电器设备不使用时,要关闭电源。24小时用电的设备,必须有专人值班,随时掌握用电的安全情况。

  7.电器在使用过程中,发生打火、异味、高热、怪声等异常情况时,必须立即停止操作,关闭电源,并及时找电工检查、修理,确认能安全运行时,才能继续使用。

  8.安全用电必须坚持定期检查制度,企管中心会同有关部门,每年组织1~2次检查,各部门每月要进行一次检查,对不安全隐患及时整改。

  9.任何部门和个人都必须严格遵守安全用电规则,严禁私拉乱接电源,严禁违章违规使用电器,严禁电源线路超负荷使用,确保电源插座附近的清洁、远离水源。对于违规违章用电的部门和个人,每位员工都有检举和监督的义务。

  10.违反上述规定,根据情节按有关规定给予处罚;违反规定造成人身伤亡和设备、财产损失的,将根据情节和损失程度给予罚款、赔偿、行政处罚的处分,直至移送司法机关追究其刑事责任。

  第六条档案管理

  1.归档范围

  公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议纪要、决议、决定、委任状、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。

  2.档案管理要指定专人负责,明确责任,保证原始资料及单据齐全完整,重要档案必须保证安全。

  3.档案的借阅与索取

  (1)总经理、副总经理借阅档案可通过档案管理人员办理直接提档。

  (2)公司其他人员需借阅档案时,要经主管领导批准,并办理借阅手续。

  借阅档案必须爱护,保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

  4.档案的销毁

  (1)任何组合或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。

  (2)如按规定需要销毁时,须经主管领导、企管中心批准后方可销毁;

  (3)经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单,有专人监督销毁。

  第七条印鉴管理

  1.公司印鉴(公章)由企管中心负责保管。

  2.公司印鉴的使用一律由部门经理或总经理签字许可后管理印鉴的人方可盖章,如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。

  3.公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文,应统一编号登记、存档,以备查询。

  4.公司一般不允许开具空白介绍信、证明,如因工作需要或其他特殊情况需要开具时,必须经总经理签字批条方可开出。持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报介绍信的用途,未使用的必须交回。

  5.公司财务章由财务部保管,只限于财务部处理财务事务使用。

  6.公司合同章由总经理指定专人管理,只限于业务合同往来事务处理使用。

  7.人事章由人力资源部保管,只限于处理人事行政事务使用。

  8.盖章后出现的意外情况由批准人负责。

  第八条办公用品管理制度

  1.目的

  为规范办公用品的管理,特制定本制度。

  2.办公种类:消耗办公品,IT办公资产用品,管理性办公用品。

  3.办公用品的管理办法

  (1)办公用品分为个人领用与部门领用两种。“个人领用”系个人使用保管用品,如圆珠笔、橡皮;“部门使用”系本部门共同使用用品,如打孔机、大型订书机及生产部、技术部专用办公工具。

  (2)消耗品可依据历史记录(如已过去半年耗用平均数)、经验法则(估计消耗时间)设定。

  (3)领用管理基准(如圆珠笔每月发放一次),并可随部门或人员的工作调整发放。

  (4)管理消耗品文具应限定人员使用,自第三次发放起,必须以旧品替换新品,但消耗品不在此限。

  (5)管理性办公用品列入移交,如有故障或损坏,应以旧换新,如遗失应由个人或部门赔偿。

  (6)办公用品的申请应于每月二十五日由各部门提出“办公用品申请单”,交企管中心汇总,次月一日发放。但管理性办公用品的请领不受上述时间限制。

  (7)企管中心发放办公用品时应分别登记,并控制文具领用状况。

  (8)办公用品严禁员工取回家用,特殊情况需带回家用的,需部门经理批准,后交由企管中心批准方可。

  (9)办公用品采购由企管中心汇总、采购。消耗类办公用品可批发采购或耗用量大者应酌量库存(如:必需品、采购不易的)。特殊办公用品(价值较高)或办公室固定资产类需经总经理同意授权后采购。

  (10)新进人员到职时由各部门提出办公用品申请,向企管中心申领办公用品,人员离职时,应将剩余办公用品一并缴交人事行政部。

  办公用品管

  理流程图

  办公室日常管理制度

  一、目的

  为进一步规范公司会议管理,做好上情下达和下情上报工作,实现公司信息资源在各部门之间快速有效传递,确保会议内容及议定的事项得到有效落实,以便有效地提升公司运营水平,特制定本制度。

  二、公司会议类型

  公司各种例会召开时间、地点及主持人和参会人员表

  时间

  主题

  地点

  参会人

  主持人

  (如有其它临时召开会议或时间变动,请以临时通知为准)

  三、会议议题

  (1)每次开会都要有主题,主持人召开专题会议,传达公司会议精神,讲评部门工作要点及存在问题,帮助下属解决工作汇中遇到的困难和问题,并对下一步工作进行指导。

  (2)各部门根据实际情况,由各部门经理决定是否邀请财务、人事等其他部门同事或公司领导参加例会。

  四、会议要求

  (1)做好会议记录。

  (2)会议纪要在会议召开2天之内形成书面材料,并上传公司共享文件夹中,以便各部门学习与落实会议精神,以使大家共同遵守执行。

  (3)对外专题会议组织部门应提前做好会议资料(如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、参会人应提交资料等)准备组织工作。

  (4)每次会议都要有明确的主题和需要解决的问题,并围绕此召开会议,不可以在会议时间讨论于此无关的话题。

  五、会议纪律

  (1)书记员认真记录会议纪要,如实按会议制度记录会议内容,参会缺席、迟到等情况。

  (2)各部门参会人员必须准时,不得无故缺席,无故缺席累计达三次以上,视为严重违纪。与会人员一般不得缺席或指定他人代表,确因个人紧急事务需要请假的,须向会议主持人请假,同时指定专人代为履行职责。

  (3)会场内关闭手机或调至震动,会议期间来电,如无紧急事情,会后由当事人回复来电,如有紧急事情,需经主会人允许再外出接听电话,会议期间参会者不喧哗、不窃窃私语,特殊情况会场外再联络。

  六会后事项

  (1)会议室使用者应自觉保持会议室的清洁卫生,会议结束后,应将电灯、空调等设备电源关闭,同时清理杂物、座椅归位,保持室内卫生整洁、设施完好。

  (2)会议记录为公司的机要档案,保管人员不得擅自外泄。其调阅应严格按公司文档管理制度和保密制度有关规定执行。

  (3)会议力求实效。会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施,会议负责人要指定专门的人按照落实要求进行跟进,层层进行传达贯彻,务必使执行人明确是什么、为什么、怎么做,对经常性工作要用制度的形式确定下来,力求每次会议都有具体的成果。

  第十条罚则

  若有员工违反此规章制度,公司将给予口头警告、通报批评、记过、降职降薪、辞退等处罚;

  附则

  第一条本制度由企管中心制定,解释权归企管中心。

  第二条本制度由总经理核准后实施。

  本制度自2017年5月8日起落实执行。

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